Об утверждении Порядка организации работы по приему и рассмотрению обращений

Приказ министерства ЖКХ и ТЭК Волгоградской обл. от 17.02.2014 N 14-ОД

Документ по состоянию на январь 2016 года
В целях надлежащей организации приема и рассмотрения обращений граждан, руководствуясь Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", п. 3.3 Положения о министерстве жилищно-коммунального хозяйства и топливно-энергетического комплекса Волгоградской области, утвержденного постановлением Губернатора Волгоградской области от 19.12.2013 N 1327, приказываю:
1. Утвердить Порядок организации работы по приему и рассмотрению обращений в министерстве жилищно-коммунального хозяйства и топливно-энергетического комплекса Волгоградской области (далее - Порядок) согласно приложению к настоящему приказу.
2. Заведующему сектором организационного обеспечения Пирожковой Г.А. ознакомить сотрудников министерства с настоящим приказом под подпись.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заведующего сектором организационного обеспечения Г.А. Пирожкову.
4. Настоящий приказ вступает в силу со дня подписания и подлежит официальному опубликованию.

Министр Е.В.КАЛЕНЮК

Приложение к приказу министерства жилищно-коммунального хозяйства и топливно-энергетического комплекса Волгоградской области

ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ ПО ПРИЕМУ И РАССМОТРЕНИЮ ОБРАЩЕНИЙ В МИНИСТЕРСТВЕ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ТОПЛИВНО-ЭНЕРГЕТИЧЕСКОГО КОМПЛЕКСА ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ


1. Общие положения

1.1. Порядок организации работы по приему и рассмотрению обращений в министерстве жилищно-коммунального хозяйства и топливно-энергетического комплекса Волгоградской области (далее - министерство) устанавливает общие правила приема и рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, включая юридические лица, (далее - обращения граждан), определения сроков и последовательности действий сотрудников министерства при их рассмотрении.
Прием и регистрация обращений граждан осуществляется сектором организационного обеспечения министерства (далее - сектор).
1.2. Сектор обеспечивает прием и регистрацию всех обращений граждан, поступивших в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), в том числе:
письменных обращений, направленных (переданных) лично в министерство, почтовым отправлением в адрес министерства, обращений в форме электронного документа, направленных посредством электронной приемной портала органов исполнительной власти Волгоградской области www.volganet.ru путем заполнения специальной формы на сайте министерства в разделе "Обращения граждан";
устных обращений, поступивших в ходе личного приема министром жилищно-коммунального хозяйства и топливно-энергетического комплекса Волгоградской области (далее - министр), заместителями министра.
1.3. Все обращения граждан, поступившие в письменной форме (самостоятельно поданные гражданами, с доставкой по почте или курьером), устные обращения (на личном приеме) и обращения, поступившие в форме электронного документа путем заполнения специальной формы на сайте министерства в разделе "Обращения граждан", подлежат обязательной регистрации сектором в течение трех дней с момента поступления в министерство. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
1.4. Обращения в электронной форме, направленные гражданами в установленном порядке через сайт министерства (раздел "Обращения граждан"), принимаются с использованием программно-технического средства в постоянном режиме.
1.5. На обращениях граждан сотрудник сектора проставляет штамп, в котором указываются входящий номер и дата регистрации.
После регистрации обращений производится их дальнейшая обработка: чтение, определение содержания вопросов, поставленных в обращении, занесение информации о поступившем обращении в журнал обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина в базе данных, осуществляемая специалистом сектора. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным.
При занесении информации в журнал вносится следующая информация о поступившем обращении:
дата регистрации обращения;
данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (при наличии), место его проживания (адрес);
данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также отметка о контроле;
тема (темы) обращения в соответствии с тематическим классификатором обращений и запросов граждан, организаций и общественных объединений, министерства.
1.6. Письменное обращение направляется министру или заместителям министра для предварительного рассмотрения по компетенции обращения и наложения резолюции по обращению.
По каждому поступившему обращению может быть принято одно из следующих решений:
- о принятии обращения к рассмотрению;
- о направлении обращения в течение семи дней с момента регистрации по принадлежности в государственные органы, органы местного самоуправления, должностному лицу, если затронутые вопросы не относятся к компетенции министерства, с извещением об этом автора обращения;
- о возврате в течение семи дней обращения, в связи с тем, что в нем обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
- о возврате обращения, в связи с тем, что поставленные в обращении вопросы подлежат рассмотрению государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд;
- об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов, так как в нем содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, о чем сообщается гражданину, направившему обращение;
- об оставлении обращения без рассмотрении, так как оно не поддается прочтению, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- о невозможности дачи ответа по существу поставленных вопросов в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством тайну.
1.7. В течение года материалы по всем обращениям одного автора формируются в одно дело.

2. Направление обращения исполнителю и его рассмотрение

2.1. Сотрудник сектора направляет обращение гражданина должностному лицу министерства (начальнику отдела, заведующему сектором), указанному в резолюции министра (заместителя министра) в качестве исполнителя, не позднее следующего рабочего дня со дня наложения соответствующей резолюции. Исполнитель несет ответственность за соблюдение сроков и качество рассмотрения обращения.
2.2. Рассмотрение обращения, порученное министром (заместителем министра) нескольким структурным подразделениям министерства, координирует руководитель структурного подразделения министерства, указанный в поручении первым (далее - ответственный исполнитель).
Ответ на соответствующее обращение должен быть письменно согласован со всеми руководителями структурных подразделений министерства, участвующими в рассмотрении.
2.3. В случае ошибочного направления обращения в структурное подразделение министерства или необходимости назначения соисполнителей по рассмотрению обращения в соответствии с компетенцией структурных подразделений министерства исполнитель сообщает об этом не позднее трех рабочих дней с момента получения обращения заведующему сектором для вынесения данного вопроса на рассмотрение министра (заместителей министра).
2.4. Изменение исполнителя, ответственного исполнителя, соисполнителей отражается в регистрационной карточке обращения.
2.5. Руководитель структурного подразделения министерства, являющийся соисполнителем обращения гражданина, направляет в адрес ответственного исполнителя предложения по рассмотрению обращения в срок не позднее пяти рабочих дней до окончания срока исполнения обращения.
2.6. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными им обращениями и при этом в обращении гражданина не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо министерства, ответственное за подготовку проекта ответа, подготавливает предложение о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу.
В указанном случае исполнитель направляет на имя министра (заместителя министра) служебную записку о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по данному вопросу.
2.7. В случае принятия министром (заместителем министра) решения о нецелесообразности продолжения переписки с гражданином по определенному вопросу(ам) в адрес гражданина направляется уведомление о прекращении переписки по определенному вопросу(ам).
2.8. Письменное обращение, поступившее в министерство, подлежит рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган исполнительной власти Волгоградской области или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, когда решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц.
В указанном случае копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
2.9. В исключительных случаях, а также в случаях направления министерством в другие государственные органы, органы местного самоуправления и иным должностным лицам и организациям в установленном порядке запроса о представлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов, министр (заместитель министра) продлевают срок рассмотрения обращения гражданина не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока рассмотрения гражданина, направившего обращение.
В случае продления срока рассмотрения обращения гражданина исполнитель (ответственный исполнитель) не позднее чем за три дня до окончания срока его исполнения представляет министру (заместителю министра, в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра) служебную записку с соответствующим обоснованием.
2.10. Парламентский запрос подлежит рассмотрению в срок до 15 дней со дня регистрации или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок.
2.11. Запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатский запрос) разрешается не позднее 30 дней со дня его регистрации или в иной согласованный с инициатором запроса срок.
Обращения члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации о предоставлении информации по вопросам, связанным с их деятельностью, разрешаются безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня регистрации обращения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном федеральным законом о государственной тайне.
2.12. Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Волгоградской области о предоставлении материалов, документов и иной информации направляются в срок не позднее 15 дней со дня регистрации запроса, если в запросе не установлен иной срок.
Заключение Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Волгоградской области, содержащее рекомендации, подлежит рассмотрению в месячный срок со дня регистрации заключения.
2.13. Ответ на запрос Общественной палаты Российской Федерации направляется не позднее 30 дней, а в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой РФ, - не позднее 14 дней со дня его получения.
Решения Общественной палаты Российской Федерации и органов Общественной палаты РФ, принимаемые в форме заключений, предложений и обращений, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, а в исключительных случаях - с правом продления срока не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом Общественной палаты РФ.
2.14. Ответ на обращение депутата Волгоградской областной Думы по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, запрашиваемые им документы или сведения подлежат направлению в согласованный с депутатом Волгоградской областной Думы срок, но не позднее пяти рабочих дней со дня поступления запроса.
Ответ на обращение депутата Волгоградской областной Думы, направленное в органы государственной власти Волгоградской области и органы местного самоуправления, их должностным лицам, должен быть подписан тем лицом, которому направлено обращение, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.
В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата Волгоградской областной Думы дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов депутату Волгоградской областной Думы сообщается об этом в письменной форме в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ предоставляется депутату Волгоградской областной Думы не позднее тридцати дней со дня получения его обращения.
2.15. Обращение органов прокуратуры РФ подлежит рассмотрению в срок до 30 дней со дня регистрации запроса, если в запросе не установлен иной срок.
Требование органов прокуратуры РФ об изменении нормативного правового акта подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок со дня поступления требования. О результатах рассмотрения требования об изменении нормативного правового акта незамедлительно сообщается прокурору, внесшему требование.
Протест органов прокуратуры РФ подлежит обязательному рассмотрению не позднее чем в десятидневный срок с момента его поступления. При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста. О результатах рассмотрения протеста незамедлительно сообщается прокурору в письменной форме.
Представление об устранении нарушений закона, внесенное органом прокуратуры РФ, в министерство или должностному лицу министерства подлежит безотлагательному рассмотрению. В течение месяца со дня внесения представления должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений закона, их причин и условий, им способствующих. О результатах рассмотрения представления и принятых мер должно быть сообщено прокурору в письменной форме.
2.16. Ответ на обращение гражданина готовится исполнителем (ответственным исполнителем) и подписывается министром или заместителем министра (в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра).
2.17. Обращение гражданина считается рассмотренным, если направлен письменный ответ заявителю по существу указанных в обращении вопросов.
2.18. Ответы на обращения граждан, содержащие жалобу на действия (бездействие) сотрудников министерства, подписываются министром.
2.19. Сотрудники сектора обеспечивают возможность гражданину знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством тайну.

3. Направление ответа на обращение

3.1. Ответ на обращение гражданина, подписанный министром (заместителем министра), направляется в сектор для присвоения исходящего регистрационного номера и отправки.
3.2. Ответ на обращение гражданина подлежат отправке сектором в течение одного рабочего дня со дня присвоения исходящего регистрационного номера.
3.3. Ответ на обращение гражданина, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.4. После отправки письменных ответов на обращения граждан вторые экземпляры ответов вместе с обращениями граждан направляются сотруднику сектора для хранения.
3.5. В случае если обращение гражданина поступило на рассмотрение из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата Губернатора и Правительства Волгоградской области, других органов государственной власти и общественных приемных, информация о рассмотрении обращения гражданина направляется в соответствующий орган, направивший обращение гражданина, с копией ответа на обращение.

4. Оформление и хранение обращений

4.1. Сектор обеспечивает хранение обращения граждан и всех материалов по его рассмотрению (включая ответ на обращение, запросы, ответы на запросы, иные материалы).
4.2. Хранение обращений осуществляется в папках-накопителях в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
4.3. В случае рассмотрения повторного обращения гражданина или поступления дополнительных документов они подшиваются к первичному обращению гражданина.
4.4. Хранение рассмотренных обращений граждан обеспечивается в течение пяти лет.
По истечении сроков хранения в министерстве соответствующие дела по рассмотренным обращениям граждан в соответствии с заключением экспертной комиссии министерства уничтожаются в установленном порядке.

5. Личный прием граждан

5.1. Личный прием граждан в министерстве проводится министром и заместителями министра.
Информация о месте приема, графике приема, установленных для приема днях и часах, размещается в министерстве, на сайте министерства на портале органов исполнительной власти Волгоградской области.
5.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
5.3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина, в которую при согласии гражданина заносятся сведения из документа, удостоверяющего личность.
5.4. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устном порядке в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях гражданину направляется письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.5. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.
5.6. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.7. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Министр Е.В.КАЛЕНЮК